Flexible Büro Arbeit: Coworking Space, Virtual Office und Home Office

Die Büro Arbeit, die über Jahrhunderte in den Arbeitsräumen einer Firma oder Organisation stattfand, lässt sich durch das Internet heute ganz anders organisieren. Dabei haben sich grundsätzlich drei Formen etabliert:

• Coworking Space: flexibles Teilen von Büroräumen (in der Regel durch Selbstständige)
• Virtual Office: Auslagern der Büroarbeit an einen externen Dienstleister, der/die diese Arbeit wiederum in der Regel im eigenen Home Office erledigt
• Home Office: Einrichtung eines vollständigen Büroarbeitsplatzes daheim

In der praktischen Arbeit können sich diese Formen mischen. Ein Unternehmen kann einen Teil der Büroarbeiten an ein Virtual Office auslagern und einen weiteren Teil seine Angestellten im Home Office erledigen lassen. Darüber hinaus kann es immer noch ein eigenes (kleines) Büro unterhalten. Die Angestellten arbeiten tageweise im Büro der Firma und tageweise im Home Office. Selbstständige, die einen Coworking Space nutzen, können und werden dennoch immer auch einen Teil ihrer Arbeit im Home Office erledigen. Möglicherweise unterhalten sie sogar zusätzlich noch ein kleines Büro an irgendeinem ihrer Standorte, weil dort beispielsweise wichtige Kunden zu Besuch kommen.

Schauen wir uns diese drei Formen im Detail an.

Coworking Space: Büro Charme der losen Kollegialität

Der Coworking Space ist ein Bürogebäude oder eine Etage in einem Gebäude (wie auch immer aufgeteilt), in dem die komplette Bürostruktur existiert: Schreibtische, Aktenschränke, Besprechungsräume, Festnetztelefone, unter Umständen sogar Faxgeräte, Drucker und Kopierer, eine kleine Büroküche, ein Empfang, eine leistungsfähige Internetverbindung mit WLAN, Toiletten, Parkplätze und vielleicht auch eine kleine Caféteria. PCs können vorhanden sein, das ist aber wegen der Datensicherheit eher selten. Meistens bringen die Nutzer ihre Laptops mit. Die dort arbeitenden Selbstständigen mieten die Räume stundenweise und genießen dabei grenzenlose Flexibilität. Dies ist sehr vorteilhaft für Start-ups oder dauerhaft kleine Unternehmen, die sich ein eigenes Büro nicht leisten wollen, weil sie es eigentlich nicht brauchen. Doch sie empfangen immer wieder Kunden und Mitarbeitende, mit denen sie ihre Besprechungen in der geschäftlichen, neutralen Umgebung des Coworking Spaces durchführen möchten. Niemand möchte als Unternehmer seine Mitarbeitenden und Kunden daheim empfangen. Der Coworking Space darf gewerberechtlich zur Geschäftsadresse werden.

Hier geht also auch die Geschäftspost hin.

Ein Bonus ist im Coworking Space die Geselligkeit der Unternehmer miteinander, die jeder eine eigene Firma führen, die aber ein kollegiales Verhältnis zueinander pflegen und in der Kaffeepause gemeinsam tratschen können, wie das Kollegen miteinander machen. Diese kollegiale Geselligkeit wünschen sich alle Menschen. Dass sie im Home Office fehlt, wird als vielleicht größtes Manko empfunden. Es mag sogar vorkommen, dass die Entrepreneure miteinander ein neues gemeinsames Projekt aushecken, wenn beispielsweise einer von ihnen eine Werbefirma betreibt und der andere für seinen Lieferdienst gerade ein wenig Werbung benötigt. Solche Kooperationen könnten sich im Coworking Space ergeben.
Das Miteinander der Unternehmer befruchtet auf jeden Fall auch ihren kreativen Austausch. Auf der Kostenseite ist der Coworking Space die günstigste Lösung für Unternehmer, die pro Woche für einige Stunden so einen Arbeitsplatz brauchen. Ein eigenes Büro würde oft das Fünffache (oder mehr) kosten. Wie beliebt diese Arbeitsform ist, zeigen Zahlen: Im Jahr 2007 gab es in Deutschland ganze 14 Coworking Spaces, im Jahr 2022 dürften es rund 27.000 mit lokalen Unterschieden sein. Das Konzept scheint also sehr gut zu funktionieren.

Das Virtual Office

Das Virtual Office ist ein ausgelagerter Büroservice. Das Wort beschreibt weniger die räumliche Gestaltung des Arbeitsplatzes, auch wenn dieser in der Regel das Home Office eines Dienstleisters ist. Es geht begrifflich darum, dass ein Unternehmen seine Officetätigkeiten virtuell und nicht an einen physischen Ort gebunden ausführen lässt und sie outsourct. Theoretisch wäre es auch möglich, dass ein Unternehmen mit eigenen Büroräumen und Angestellten für andere Unternehmen als Virtual Office agiert. Praktisch ist das beispielsweise schon sehr lange im Bereich der Steuerberatung mit verbundener Buchführung der Fall. Im Jahr 2022 versteht man allerdings unter dem Virtual Office bzw. der Virtual Assistance das Outsourcing von allen erdenklichen Bürotätigkeiten inklusive der Buchführung an Soloselbstständige, die diese in ihrem Home Office erledigen. Die Arbeiten der richtigen Steuerberatung muss ein geprüfter Steuerberater durchführen. Häufig erledigt dieser die Buchführung gleich mit. Es gibt aber diverse andere Tätigkeiten, die ein Virtual Office erledigen kann.

Diese können sein:

• Erledigen der Korrespondenz
• Entgegennahme von Bestellungen
• Terminierungen jeglicher Art
• Organisation von Geschäftsreisen
• Ausarbeiten von geschäftlichen Konzepten
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten

Das Virtual Office kann wiederum auch für einen Soloselbstständigen, der selbst ausschließlich im Home Office arbeitet, die Geschäftsadresse bereitstellen. Dieser sogenannte Domizilservice hat Vorteile. Es kann sich um eine Adresse in einer exklusiven Stadtlage mit hoher Reputation handeln kann. Allerdings wird die Virtual Assistance wohl nur in den seltensten Fällen Kunden des Auftraggebers empfangen. Dieser Aspekt ist zu berücksichtigen. Wer Kunden empfangen, aber kein eigenes Büro unterhalten will, muss wohl den Coworking Space nutzen.

Das Home Office oder Privat-Büro

Im Home Office richten sich Berufstätige einen Arbeitsplatz wie in einer Firma ein. Es kann sich um Selbstständige, aber auch um Angestellte eines Unternehmens handeln. Die Vorteile ergeben sich aus den eingesparten Kosten für einen Büroarbeitsplatz, aus den wegfallenden Wegzeiten und -kosten sowie durch die legere Arbeitsweise ohne Bekleidungsvorschriften. Selbstständige genießen darüber hinaus die freie Zeiteinteilung während ihrer Arbeit, die sie sehr produktiv machen kann, während Angestellte damit rechnen müssen, dass der Arbeitgeber zu bestimmten Zeiten virtuelle Konferenzen ansetzt.

Während der Coronapandemie bot das Home-Office den höchsten Gesundheitsschutz. Rein technisch ist seine Einrichtung durch moderne Internetverbindungen kein Problem mehr. Jedoch manche Firmenchefs würden ihre Mitarbeitenden doch lieber gern täglich im Büro treffen. Vonseiten der Angestellten ist eher zu hören, dass sie das Home Office dem täglichen Erscheinen im Büro deutlich vorziehen. Allerdings beklagen einige von ihnen den mangelnden Kontakt zu Kollegen.

Fazit

Es gibt sehr interessante Möglichkeiten der Arbeitsgestaltung mit jeweils eigenen Vorzügen, die sich für jede Tätigkeit und Branche eignen. In einigen Regionen im Inland und Ausland ist das Dienstleistungsangebot für eine Geschäftsadresse umfangreicher und vielfältiger. So gibt es Angebote aus dem Ausland aber auch aus anderen Bundesländern wie Virtual Office Stuttgart oder auf internationalen Flughäfen wie Frankfurt, Stuttgart oder München.